متفرقه · می 17, 2024 0

دانلود اصول وفنون بايگاني 47 ص ورد

اصول وفنون بايگاني 47 ص ورد

  اصول وفنون بايگاني 47 ص ورد

اصول وفنون بايگاني 47 ص ورد

فرمت فایل دانلودی: .zip
فرمت فایل اصلی: zip
حجم فایل: 0
قیمت: 30656 تومان

بخشی از متن:

بخش اول: فنون بايگاني Filling Operations

تعاريف

الف: بايگاني را فن طبقه‌بندي، تنظيم، حفظ و نگهداري اسناد و مدارك گويند، بنحوي كه بتوان با سرعت و سهولت و اطمينان و با درنظر گرفتن توسعه‌پذيري به سند و مدرك موردنياز دسترسي پيدا نمود.

در اين تعريف جامع از فن بايگاني به اصطلاحات و مفاهمي برخورد مي‌شود كه لازم به توضيح است.

 

عبارتست از دسته‌بندي اسناد و مدارك به گروههايي كه داراي وجه مشترك بوده و بتوان بعداً با توجه به اين وجه اشتراك از آنها استفاده نمد.

 

مفهوم تنظيم كه مرتب و منظم بودن است در بايگاني عبارتست از تقدم و تأخر اسناد در مفاهيم فن بايگاني.

اين عمل مانند هر وظيفه‌اي در سازمان ميبايستي شامل نظم خاص خود باشد.

براي مثال تنظيم مي‌تواند شامل موارد زير گردد.

الف اسناد هر پرونده نظم و ترتيب تاريخي داشته باشند.

(Date Indexing of Records)

مثل:

اسناد مختلف پرونده كارگزيني يك فرد شاغل:

نامه

20/1/82

نامه

20/5/82

نامه

1/2/82

نامه

20/6/82

نامه

15/2/82

نامه

3/7/82

نامه

2/3/82

نامه

11/8/82

نامه

2/4/82

نامه

7/9/83

نامه

20/4/82

نامه

7/10/83

ب اسناد و مدارك در مواردي ميبايستي نظم شماره داشته باشند.

(Number Indexing of Records)

مثال:

 

عبارتست از ضبط اطلاعات دريافتي (نامه‌هاي وارده) و يا اطلاعات ارسالي (نامه‌هاي صادره) كه در نهايت تبديل به اسناد شده‌اند و به منظور استفاده در زمان حال و بخصوص زمان آينده.

معمولاً اسناد و مدارك در بايگاني به اين علت نگهداري مي‌شوند كه در آينده بشر به اطلاعات گذشته نياز دارد و اين اسناد هستند كه اينگونه اطلاعات را به آيندگان منتقل مي‌نمايند.

عمل نگهداري مي‌تواند بوسيله ابزارهاي كاربردي بايگاني صورت پذيرد.

مثال:

 

الف – سرعت

يعني دسترسي به اسناد و مدارك موردنياز در حداقل زمان ممكن.

عوامل مهم:

ب – سهولت:

يعني انتخاب روش مناسب براي طبقه‌بندي اسناد با توجه به كميت (تعداد پرونده‌ها) وكيفيت اسناد و مدارك (اسناد موضوعي يا اسناد اسمي) و قابليت فهم و درك بودن روش انتخاب شده براي كاركنان بايگاني.

پ – اطمينان:

يعني جلوگيري از اعمال سليقه‌هاي شخصي در امور بايگاني و بكارگيري قواعد و روشهاي مدون بايگاني از آغاز تا انتها بنحوي كه محل دقيق سند شناسائي گردد.

 و هر فرد مسدولي در بايگاني و با استفاده از روش مشخص بتواند سند موردنظر را در اختيار قرار دهد.

بديهي است نقش ابزارهاي بايگاني در اين صفت اهميت فراوان دارد.

ت – توسعه‌پذيري:

يعني انتخاب روش مناسب بوسيله كارشناس مديريت اسناد براي وضعيت موجود بايگاني و درنظر گرفتن گسترش و افزايش اسناد و مدارك و پرونده‌هاي سازمان در آينده.

 

طبقه‌بندي اسناد كه يكي از وظايف مهم مديريت اسناد و مدارك است، از آغاز وروئد سند به سازمان مثل «نامه‌هاي وارده» و يا ارسال سند مثل «نامه‌هاي صادره» آغاز مي‌گردد.

در اينجاست كه عمليات گردش مكاتبات درباره مكاتبات اداري كه خود شامل عمليات «دريافت» و «ثبت» و «توزيع» مكاتبات است، نوعي طبقه‌بندي در مورد اسناد تلقي مي‌گردد كه ظاهراً هنوز سند وارد مرحله بايگاني نشده است.

 

كه وظايف بازبيني (Inspecting the records) و تفكيك نامه‌هاي وارده (Classifying the records) را عهده‌دار است و ثبت كه مراحل سه‌گانه و تقسيم‌بندي اسناد و مدارك اداري شامل:

الف) ثبت نامه‌هاي وارده و دسته‌بندي آنها به:

نامه‌‌هاي وارده ابتدا به ساكن

نامه‌هاي وارده پيرو

نامه‌هاي وارده بازگشتي مي‌شود.

همگي بحث طبقه‌بندي اسناد را نشان مي‌دهند.

ب ثبت نامه‌هاي صادره دسته‌بندي آنها شامل:

نامه‌هاي صادره ابتدا به ساكن

نامه‌هاي صادره پيرو

نامه‌هاي وارده بازگشتي مي‌شود.

نيز بحث طبقه‌بندي اسناد مطرح است.

پ در عمليات «توزيع» مكاتبات نيز كه شامل مراحل «ارجاع» و «ارسال» نامه‌هاي اداري مي‌شود، خود نوعي طبقه‌بندي اسناد را شامل مي‌گردد.

ت اكثر ابزارهاي بايگاني نيز كاربرد طبقه‌بندي سند را در وجود خود دارند.

مانند «قفسه‌ها» و «كارت‌ها» و «فرم‌ها» و «كاردكس‌ها» و حتي وسيله پيشرفته امروزي بنام «كامپيوتر» كه علاوه بر ذخيره اطلاعات اسناد بايگاني، سخت‌افزاري است كه در نرم‌افزار خود، عمل طبقه‌بندي اطلاعات اسناد را هم انجام مي‌دهد.

 

چنانچه در فن بايگاني، نظم و ترتيب از بين برود و با دچار مشكلاتي گردد، كليات مديريت اسناد و مدارك دچار مشكل شده و باعث لطمه زدن به ساير امور جاري و بخصوص مكاتبات اداري سازمان مي‌گردد.

 

خلاصه:

الف كدها و شماره‌هاي اختصاص داده شده به پرونده‌هاي بايگاني باعث طبقه‌بندي آنها از يكديگر مي‌گردد و همين عمل نيز موجب مي‌گردد كه پرونده‌هاي بايگاني بهنگام چيدن در قفسه‌هاي بايگاني و با چيدن كارت‌هاي متعدد در برگه‌دانها قفسه‌هاي گوناگون از نظم و ترتيب خاص برخوردار باشند.

ب روش‌ها و سيستم‌هاي طبقه‌بندي اسناد و مدارك در فن بايگاني، در نهايت ايجادكننده نظم و ترتيب در امور بايگاني خواهد شد، بنحوي كه همين منظم بودن باعث سرعت و سهولت دسترسي به اسناد و مدارك بايگاني مي‌گردد.

پ وقتي اسناد و مدارك يك پرونده بايگاني نظم و ترتيب تاريخ اسناد را داشته باشد، در بسياري از موارد ديده شده كه همين تقدم و تأخر تاريخ اسناد باعث سرعت دسترسي به سند موردنظر مي‌گردد.

به طور مثال در يك پرونده كه حاوي بخشنامه‌هاي متعدد است و «پرونده بخشنامه‌ها» ناميده مي‌شود.

درست است كه شماره بخشنامه عامل اصلي پيدا شدن سند موردنظر خواهد بود، ولي نظم شماره‌اي در اينگونه پرونده‌ها تقريباً ميسر نيست (مثل بخشنامه‌هاي وارده) ولي نظم تاريخي مي‌تواند، به هر چه سريع پيدا شدن سند موردنظر كمك نمايد.

ت چيدن وسايل و ابزارهاي بايگاني در محيط بايگاني نيز ميبايستي شامل، نظم و ترتيب باشد، به طور مثال در يك بايگاني پرونده‌هاي اسمي، چيدن قفسه‌هاي حاوي پرونده‌هاي اسمي، براساس حروف الفباي منظم شده در كنار يكديگر، لازم و ضروري است.

ث انجام عمليات بايگاني نيز مي‌بايستي از نظم و ترتيب خاص خود، برخوردار باشد.

پرداخت با کلیه کارتهای عضو شتاب امکان پذیر است.
دانلود اصول وفنون بايگاني 47 ص ورد

برای مشاهده توضیحات فایل  اصول وفنون بايگاني 47 ص ورد  اینجا کلیک کنید

برای دانلود فایل باکیفیت اصول وفنون بايگاني 47 ص ورد روی دکمه زیر کلیک نمائید

اصول وفنون بايگاني 47 ص ورد

✔️  دارای پشتیبانی 24 ساعته تلفنی و پیامکی و ایمیلی و تلگرامی

✔️  بهترین کیفیت در بین فروشگاه های فایل

✔️  دانلود سریع و مستقیم

✔️  دارای توضیحات مختصر قبل از خرید در صفحه محصول

✔️ دانلود اصول وفنون بايگاني 47 ص ورد

انجام سئو و پروژه فروش انفجاری توسط دیجیتال مارکتر : ویهان میرزایی بهترین دیجیتال مارکتر ایران